Gagner vos appels d'offres

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Répondre aux appels d'offres pour les gagner !

La commande publique représente 16% du PIB des Etats membres de l’Union Européenne. Les grandes entreprises recourent de plus en plus aux appels d’offres pour sélectionner leurs fournisseurs par soucis d’efficacité et d’objectivité.

Or seulement 4% des entreprises soumissionnaires remportent plus de 75% des appels d’offres !

Répondre à un appel d’offres avec succès nécessite une approche méthodique et stratégique, c’est-à-dire :

Comprendre les exigences de l’appel d’offres

La première étape est de bien analyser le cahier des charges. Il est essentiel de comprendre les critères de sélection et les besoins et objectifs du client exprimés dans l’appel d’offres et souhaités par ceux qui feront la décision et qui est souvent absent des exigences formelles. Cela implique :

  • Lire attentivement toutes les sections, y compris les annexes ;
  • Identifier les attentes spécifiques et les points critiques ;
  • Noter les critères d’exclusion, les certifications nécessaires ou les références demandées.
 
Personnaliser la réponse

Les réponses standardisées ne fonctionnent généralement pas. Il est crucial d’adapter votre offre spécifiquement aux besoins exprimés dans l’appel d’offres et celles non-exprimés du cercle de décision et de son écosystème, en faisant preuve de créativité dans la présentation de votre solution tout en restant conforme aux attentes formelles de l’appel d’offres.

  • Mettez en avant des éléments qui montrent que votre solution répond directement aux besoins du client.
  • Proposez des solutions adaptées plutôt qu’un modèle générique.
  • Utilisez le vocabulaire et les termes employés par le client.
 
Valoriser votre expertise et différentiateurs

Les clients cherchent souvent des partenaires qui ont une expérience éprouvée et qui apportent une valeur ajoutée. Dans votre dossier, vous devez :

  • Mettre en avant vos réussites similaires ;
  • Démontrer une maîtrise des enjeux et des spécificités du projet ;
  • Présenter votre équipe, leurs compétences et leur expérience pertinente.

En soulignant ce qui vous distingue des concurrents. Si vous avez un avantage compétitif (une technologie unique, un savoir-faire particulier, des partenariats stratégiques), c’est le moment de le mettre en avant.

 

Offrir une solution viable et réaliste

Une offre qui semble trop ambitieuse ou irréaliste peut être rejetée. Assurez-vous que votre proposition est réalisable dans les délais et le budget demandés.

  • Proposez un plan d’exécution clair, avec un calendrier détaillé.
  • Soyez précis sur les ressources humaines et matérielles que vous mobiliserez.
  • Incluez un plan de gestion des risques pour montrer que vous avez réfléchi aux éventuels défis du projet. Cela rassure le client sur votre capacité à anticiper et à gérer les imprévus.
 
Proposer un prix compétitif et justifié

Le prix est un critère souvent décisif. Il doit être compétitif, mais aussi justifié. Le dumping de prix peut susciter des doutes sur la qualité ou la faisabilité de votre proposition.

  • Décomposez le coût de votre offre pour expliquer sa structure.
  • Assurez-vous que vos prix reflètent bien la qualité et la valeur ajoutée de votre prestation.

Si vous ne pouvez pas être le moins cher, insistez sur le retour sur investissement (ROI) que votre solution apportera.

 
Respecter les délais et les formats

Ne pas respecter les délais ou le format demandé peut entraîner une élimination directe. Soyez rigoureux dans la soumission de votre dossier.

  • Suivez scrupuleusement les instructions sur la présentation du dossier (format, taille des fichiers, etc.).
  • Envoyez-le avant la date limite pour éviter les problèmes techniques de dernière minute.

 

Soigner la présentation

Une présentation claire et bien structurée facilite la lecture et l’évaluation de votre proposition.

  • Utilisez des titres, sous-titres et des puces pour rendre le document plus lisible.
  • Soyez concis et allez à l’essentiel tout en restant exhaustif.
  • Incluez des graphiques, des tableaux ou des illustrations pour appuyer vos arguments et rendre la présentation plus visuelle. Cela capte l’attention des évaluateurs.
 
Mettre en avant la conformité aux exigences légales

Certains appels d’offres exigent des certifications, des assurances ou des attestations spécifiques. Il est important de :

  • Fournir tous les documents exigés (licences, assurances, certifications, etc.) ;
  • Être transparent sur vos engagements en matière de conformité réglementaire ;
  • Proposez des solutions qui anticipent les évolutions réglementaires à venir, si applicable, cela démontre une vision à long terme.
 
 Conclusion

Pour maximiser vos chances de succès dans un appel d’offres, il est crucial d’adopter une approche structurée, en alliant rigueur, personnalisation et professionnalisme.

Or, beaucoup d’entreprises se contentent seulement de répondre aux exigences contenues dans le document d’appel d’offres sans faire l’effort d’une mise en avant les bénéfices de la solution souhaités, et souvent non exprimés dans le document, ainsi qu’en rapport avec ses concurrents.

Fruit de 10 années d’expérience dans la réponse à des appels d’offres internationaux complexes sur de nouveaux marchés avec un taux de succès proche de 80%, la démarche de Colibri GTM est de structurer l’approche client et de faire de votre réponse un véritable outil de différenciation pour remporter vos contrats.

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